電子帳簿保存法（電帳法）に対応する環境のご相談が増えてきましたね

個人、法人問わず事業を行われている方にとっては憂鬱な時期となってきました。それは電子帳簿保存法（電帳法）に対応する環境構築となるのですが、猶予はまだあります。

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしておく事

令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要
国税庁「電子帳簿保存法関係」より引用

つまりはあと5ヶ月以内に電子データを保存する環境を構築する必要がありますが難しい事はありません、紙のデータを適切にPDF/Aという規格に準じていれば問題はないというもの。

PDF/Aとは？
国際標準化機構（ISO）が制定している国際標準であり、ISO 19005仕様ファミリーの同義語である。

<主な禁止項目>
・暗号化。このため、パスワードによるアクセス許可・制限はできない
・LZW圧縮
・文書の代替可視化（解像度の異なる画像の使い分けなど）
・埋め込みファイル（ファイルを添付する操作）、添付ファイル注釈
・PostScriptコード
・外部コンテンツへの参照など外部依存性を排除
・透明

つまりはパスワードをかけない、圧縮しない、フォントは埋め込み、この三原則を守る為にOfficeでのWordやExcelで請求書を作成する際にはファイルに「名前を付けて保存」するときには「PDF/A」をオプションで指定して保存すれば問題はないそうです。

因みにデータに保存するファイル名の付け方は

データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。

（例）2021 年 1 月 31 日㈱霞商店からの 110,000 円の請求書なら「20210131_110000_㈱霞商店」
国税庁「電子帳簿保存法関係」より引用

だ、そうです。

ですが、これは請求書や見積書を制作する場合。一般的には領収書を電子データにする事が一番憂鬱な業務となりそうなので多少高額でもドキュメントスキャナを導入される事をオススメします。

巷で人気なのは「ScanSnap」シリーズで、タッチパネルでパソコンを使用しなくても単体でスキャン後にクラウド上にデータをアップロードしてもらえるというスグレモノ。