皆さん、確定申告は無事終わりましたか。私の方も、ひとまず申告そのものは無事に終わりまして、あとは税金を納めに行くだけというところまで来ました。
ただ、確定申告って終わった瞬間に安心する反面、もう次の一年が始まっているんですよね。「来年こそは楽をしたい」と毎年思うんですが、気づけばまたギリギリになる。そんな流れを、そろそろ本気で変えたいと思っています。
そこで今、私が取り組んでいるのが、AIを使って毎月の経理整理をかなり自動化してしまう仕組みです。
申告が終わった今だからこそ、次の一年を整えたい
今回あらためて感じたのは、確定申告そのものよりも、その前段階の「資料整理」と「確認作業」がとにかく面倒だということです。
私は税理士さんにお願いしているので、最終的に必要な書類や確認項目はある程度決まっています。だったら、その必要な形に毎月自動で近づけていけば、年明けに慌てる必要がほとんどなくなるはずです。
今までは、自分の頭の中で
- これは経費で見ていいのか
- これは私用扱いにしておいた方がいいのか
- これは後で説明が必要になりそうか
そんなことを都度考えながら処理していました。これが地味にしんどいんですよね。
AIに指示書を渡すだけで、整理の土台ができる
今やっているのは、いわゆるアプリを使うというより、AIに渡すための「指示書」を作って、そのルールに沿って処理させる方法です。たとえば、
- 自分の事業内容
- どういう売上があるのか
- どういう仕入れがあるのか
- どこまでを経費として扱うのか
- 判断が割れそうな項目は何か
このあたりを最初にきちんと定義しておくんです。そうすると、毎月やることはかなり単純になります。銀行やカード会社からCSVやPDFを出して、決めたフォルダーに入れる。必要なら領収書の写真も追加する。あとは「今月分を整理して」と流すだけです。
昔なら「そんなので本当にできるのか」と思っていたんですが、最近のAIはかなり賢いです。たとえばAmazonの購入履歴を読み込ませた時に、「これは事業用」「これは私用寄り」といった切り分けを、最初のルールに沿ってかなり自然に整理してくれます。
税理士さんへの説明が減るのが、想像以上に楽
この仕組みの何が良かったかというと、単純な仕訳の時短だけじゃないんです。一番楽なのは、「これ何ですか？」と後から聞かれる回数を減らせることでした。
もちろん税理士さんにお願いしている以上、最終確認は必要です。ただ、毎回のように説明が必要な項目があると、そこで止まるんですよね。
しかも、後から聞かれる内容って、こちらとしては
「それ、先に分かっていたら一緒に整理できたのに」
ということも多いんです。AIで事前に整理しておくと、判断が必要なものは先に浮き上がります。グレーなものはグレーなものとして候補に出し、確認事項としてまとめておける。これが本当に大きいです。
人に渡す前に、自分の中で白黒をつけやすくなるんですよ。
一度ルールを作れば、毎月の負担が激減する
この手の仕組みって、最初は面倒です。事業内容を書いて、勘定の考え方を書いて、例外ルールも書いて……と、最初の土台づくりにはそれなりに手間がかかります。
でも、そこさえ終われば、その後はかなり楽になります。極端な話、毎月やることは
- 明細や領収書を集める
- フォルダーに入れる
- AIに処理を依頼する
これだけです。感覚としては、本当に「1か月1分」と言いたくなるくらい、考える時間が減ります。実際にはファイルのダウンロードやアップロードがあるので完全に1分ではないんですが、少なくとも「何をどう整理するか」で悩む時間はかなり減りました。
写真でもPDFでも、とにかく放り込めるのが強い
ありがたいのは、資料の形をあまり選ばないことです。
- 銀行明細のCSV
- クレジットカードの利用明細PDF
- Amazonの購入履歴
- レシートの写真
- 紙の領収書を撮った画像
こういうものをまとめて扱えるのは、かなり大きいですね。もちろん、精度を高めるなら画像は見やすく撮った方がいいですし、CSVで出せるものはCSVの方が扱いやすいです。それでも、「あとで整理しよう」と山積みになっていたものを、とりあえず突っ込めるだけでも心理的なハードルが全然違います。
年に数回使うだけでも、十分元が取れる感覚
こういう話をすると、「使用量が重そう」とか「結局コストがかかるんじゃないか」と思われるかもしれません。それはその通りで、まとめて資料を流し込めば、それなりに使います。
でも、これを一年単位で考えると、私は十分ありだと思っています。
年に一度、確定申告前に地獄を見るより、月ごとに少しずつ片付けていける。しかも、自分で全部判断しなくても、確認すべき点が先に見える。これだけでも、かなり精神的に違います。
特に、税理士さんにお願いしている方は、最終提出のための下地づくりとして相性がいいと思います。逆に、自分で申告している方なら、そのまま整理補助として十分役立つはずです。
AIは「全部任せる」より、「確認役」として使うと強い
ここは大事だと思っているのですが、AIに全部丸投げして盲信するのは違うと思っています。ただ、自分が見落としそうなところを拾ってくれる確認役として使うと、本当に優秀です。
- これは私用ではないか
- これは説明を付けた方がよくないか
- これは経費にしない方が安全ではないか
- これは継続ルールとして登録すべきではないか
こういう「一人でやると面倒な確認」を前倒ししてくれるだけで、価値があるんですよね。
来年の確定申告を楽にしたい人にはかなりおすすめ
確定申告が終わった直後って、しばらく何も考えたくなくなるものです。でも、本当に楽になるのは、終わった今このタイミングで少しだけ仕組みを作ることなんだなと、今回あらためて感じました。
私自身、まだ改善中ではありますが、方向性としてはかなり手応えがあります。毎月の資料整理をAIに寄せていくことで、年末年始のしんどさはかなり減らせそうです。
税理士さんを使っている方でも、自分で申告している方でも、「毎年この作業が重たい」と感じているなら、一度こういう形を試してみる価値はあると思います。
フォルダーを作る。
ルールを書く。
資料を入れる。
AIに整理させる。
これだけで、確定申告はかなり変わります。
