ここ最近では出張サポートも増えてきましたね。理由は様々なのですが、主にパソコンを活用した環境構築が多いのですが、お伺いをした際に様々なテクニックをお伝えしている事が多いです。今回はその中でも非常に喜ばれた3つのツールをお伝えしたいと思います。
ChatGPTを使った「要約」と「校正」
まず、定番となりつつあるChatGPTですが、名前こそ浸透しつつありますが未だ100人に1人程度しか利用していないとの事です、不思議ですね。これだけ便利なのに利用者が少ないのはスマートフォンの普及でパソコンを使ったChatGPTの使い方を知らない事だと思います。
ChatGPT
https://chatgpt.com/
具体的には以下の方法でお伝えしております。
ChatGPTは質問するだけのものではない
まずChatGPTで何を問いかけるか？で飽きてしまっている方が多いと思いますが、私の使い方は主に「要約」と「校正」です、ホントにこれだけを覚えるだけで十分。
具体的にはメールの作成やメッセージなどの入力をする文書をChatGPTに「以下の内容を校正して」と入力して貼り付けるだけ。これだけで誤字や脱字、そして曖昧なスペルを正してくれます。
そして大量の文章を読まなくてはならないお仕事の場合はデジタル文書(WordやPDF)の場合においては「以下の文章を要約して」とChatGPTに打ち込んで貼り付けるだけで肝心な箇所を要約して教えてくれます。
「要約」と「校正」を利用して文章を完成させる
そして回答のあった内容に「これを5,000文字以内でまとめて」や「メールとしての文章として書いてほしい」などの内容として記入する事でほとんどの作業が軽減されます。
もちろん最終的には本人が手直しをする必要があったり、意図しない回答になっている事がありますので、全てを利用する事はありませんが、その辺りは0から1になっただけでもかなり恩恵があるというものです。
Windows11の音声入力機能
次に最も驚かれる内容をお伝えすると、Windows11音声入力機能が挙げられます。これは意外にも知られていない機能であり、ノートパソコンのような標準でマイクを実装しているものであればどのようなパソコンでも利用が可能です。
使い方は簡単「ウィンドウズキー＋H」だけ
利用方法は非常に簡単です。単に「Windowsキー＋H」を押すだけで音声入力機能が有効になります、もちろんこれはWindows11からの標準装備でありWindows10では方法が異なるものの、十分な機能として発揮しませんのでご注意です。
あとは話すだけで勝手に漢字やカタカナやひらがなを解釈して入力してくれますので、文字として伝えたい事を永遠に話すだけです。
また、これらの活用方法は以前に書いた記事を参考にしてください。
ChatGPTと組み合わせれば効果倍増
具体的な活用方法としては、ChatGPTとの組み合わせが最適で、Windows11音声入力機能を使ってメモ帳などで話した文字起こしをそのまま「以下の記事を校正して」とChatGPTで校正してもらえば完了、という訳です。
これで、声で入力した文字の内容を校正され、長文を書く必要が無くなります。実際に私も活用しておりますが、これが非常に便利でした。急いで書類を作成しなければならない時に、間違った表現で相手を不快にさせる心配も減り、また話し言葉を適切な文字として修正してもらえる方法としてはChatGPTを使わなければ実現しません。
LINE WORKSを使ったセカンドLINEの活用
そして最後にご紹介するのはLINE WORKSです。え・・・LINE？と思われるかもしれませんが、上記の2つを使ってリアルタイムに文章をやり取りするにはビジネス用としてのLINEがあると非常に便利です、それがLINE WORKSです。
LINE WORKSは、ビジネス向けに最適化されたコミュニケーションツールです。チャットや音声通話、ビデオ通話、ファイル共有、カレンダー機能などを一つのプラットフォームで提供し、効率的な業務遂行をサポートします。LINEの使い慣れたインターフェースを活用し、直感的に操作できるため、導入もスムーズです。リアルタイムでの情報共有や迅速な意思決定が可能となり、チームの生産性向上を実現します。また、高度なセキュリティ機能により、安心して利用できる点も魅力です。
LINE WORKSはデスクトップアプリがある
このLINE WORKSは、公式LINEアカウントではWebブラウザのみ利用する事が出来ますが、LINE WORKSではデスクトップアプリが提供されておりますので、アプリをインストールしておく事でパソコンを起動するだけで利用する事が可能となります(認証作業は必要ですけどね)。
LINE WORKS デスクトップアプリ
https://line-works.com/download
この魅力はなんと言ってもプラベートで利用しているLINEを教えなくても利用が出来るという点にあります。これで心置きなくお仕事としての内容として存分にLINEを使う事が出来ます。
このメッセージ機能をフルに活用する事で、Windows11音声入力機能を使って返答をしたり、要約した内容や校正した文字をChatGPTを使って相手にメッセージとして送れます、つまりは手元のパソコンだけでほぼ完結します。
もちろんスマホでも活用出来ますが、パソコンを利用した方が遙かに効率的です。
グループウェアとして利用する必要はない
私なんて従業員が一人も居ないのにLINE WORKSを使っていますからね、本来では従業員とカレンダーを使ってシフトの管理などで活用するグループウェア的な扱いとして利用するものなのですが、これをお得意様とのコミュニケーションツールとして利用させてもらっています。
つまりは使い方次第なのです。これら上記3つは過度な使い方をしなければ基本は無料で活用出来ますので、お客様にも十分にご活用頂ければ嬉しいな、と思ってご提案してみたところ。これが非常に喜ばれまして、今となってはこの3選は定番となりつつあります。
もし、実際の運用方法をお知りになられたい方は「コンサルの依頼したいです！」とお伝え頂ければ私が利用している方法をお伝えしたいと思いますのでご相談下さい。
