多忙な方にオススメ、ごろ寝でも作業が行える方法
閑散期と繁忙期、どんな職業にも多忙な時やお時間がある時があるものです。日々業務で行っている事でも忙しい時期になれば帰宅後に仕事の書類やデータを持ち帰って業務を行う方にはお疲れ様ですとしか言いようがありません。
そんな中で、私は個人事業主であり、店舗の代表であり、たった一人で運営している訳ですから、暇な時間はありますが多忙な時期となれば食事も摂らずにせっせと入力作業を行う事があります。またそれに加えて確定申告時期に向けての帳簿の記入やなどに追われる時期となればかなりバタバタしてしまう状況もあります。
ここで、私が最近身につけた技で「持ち帰って作業が行えるような考えを辞める」事にしました。これはどういう事なのかを順次ご説明したいと思います。
iPadでPDFの編集をできるようにした
表題の時点で結論が出ているのですが、最近はペーパーレス化が進み、税理士への帳簿の提出にもデータ送信で事足りる時代となりまして、当店のメインバンクはジャパンネット銀行の為、簡単に入出金情報をPDF化する事が出来ます。
また、仕入れに関してもネットバンクのVisaデビットカードを活用しているので、内訳の記入等をPDFで編集で行えればこれも完全ペーパーレス化となります(以前は印刷してマーカーで記入をしたり、内容を手書きしていました)。
このPDFの編集ソフトってAdobeのAcrobatを購入してまで行うと、年間で要する費用は18,000円ほどかかります。これをiPadやiPhoneで編集できるアプリをサブスクリプションで契約すればAdobeのAcrobat同様の操作を5,500円前後で行う事が出来ます。
そのアプリは「PDF Expert」と言いまして、以前にもご紹介したと思いますが、デジタル申込書を運営するにもぴったりのアプリなのです。これを使ってPDFファイルに編集を行い、日々の業務での印刷を行って手書きでの記入での負担を大幅に削減する事が可能となりました。
記入内容に関しては、アプリの取り消し線とスタンプを活用し、内訳の内容を予め項目でスタンプで作成しておき、ポンポンとPDFに貼り付けるだけで記入と同じ意味を成すようにし、経費で扱えない内容に関しては取り消し線を採用しております(「墨消し」機能は完全に文字が消えてしまうので個人的には使用していません)。
このように、ちょっとした投資を行うだけでも、日々の業務負担を軽減させるだけではなく、残務としてPDFへの記入作業は帰宅後でも行える様にした事で、営業時間内では他の業務を優先させる事が出来ておりますので、精神的負担も軽減出来る結果に繋がりました。
世の中は何でも工夫次第で、スモールビジネスが可能となりますので、これから運営をしようと考えて居る方にとっては、「iPad」と「PDF Expert」があると非常に楽になるのではないでしょうか。
