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給付支援などの申請慣れしつつある事業者は提出書類をPDFでクラウド保管しておくと便利ですよ

給付支援などの申請慣れしつつある事業者は提出書類をPDFでクラウド保管しておくと便利ですよ

いやぁ・・・もう・・・すみませんね。市役所から商工会議所からお国様のお陰でこの一年間は【持続化給付金】やら【家賃支援給付金】やら【新型コロナウイルス対策消費喚起事業助成金】やら【経営継続支援金】やら・・・もう、頂ける助成金や給付金はなんでも申請を行っているのですが、最近では書類が完璧に揃いすぎて即提出ができる一種の【慣れ】が生じてきました。

前年度の売上が落ち込んでいるのはどの事業でも必ずあります。そのため法人や個人事業主は率先して上記の申請を率先して行っているとは思いますが、一度提出をした書類などはスキャナーなどでPDF化し、データを保管しておく事をオススメします(控えの代わりにもなります)。

我が町、苫小牧市でも2021年度の補正予算案が決まったとの事で、2月下旬から第二弾の【経営継続支援金】が始まりまるとの事で、今のうちにデータを整理しておきたいと思っておりますが、個人事業主の場合は以下の4種類(最大7枚の書類とコピー)の提出書類を用意しておく事で、今後も給付金や支援金での提出に必要とされそうな時に即時提出が行えますので、あとはレターパック370を数枚購入しておけば、申請開始日に即時提出も可能です。

・確定申告書の写し(第一表と、所得税青色申告決算書2枚)
 ※確定申告書がない場合は「納税証明書」、「個人事業の開業・廃業等届出書」の写しなど
・本人確認書の写し(運転免許証、パスポート、保険証等)
・申請書に記入した任意の1か月間の売上が分かる帳簿等の写し
・通帳の写し(経営継続支援金の振込先/金融機関名、口座番号、口座名義人が分かるページ)

苫小牧市ホームページ経営継続支援事業についてより抜粋

あとはPDF化した書類をUSBメモリなどに入れるのも良いかもしれませんが、USBメモリは紛失もしくは破損の恐れもあることから、クラウド上にデータを保管するのも一つの方法です。

「え?クラウドにデータを置いて危険ではないの?」と思われるかもしれませんが、クラウドはローカルデータ(パソコンの中にデータを置くこと)として保管するのではなく、Webブラウザのクラウドのコンテンツから経由でデータを直接アップロードを行う事で、万が一パソコンが盗難の被害に遭われてもパソコンにはデータが残されていない事から、USBメモリなどの記憶媒体よりは比較的安全にご利用が出来ると思われます。

とは言え、「安全面を取る」か「限られた環境で利用する」かは、インターネットがない所など環境によって利用できる条件が限られる事もあるので、事業者がこれらを決める必要があります。

個人事業主はこのような局面で、ワンオペであるならばクラウドを取るべきだと思いますが、それ以上に経理や事務を雇っている事業主なども可能な限りデータをどこでも確認が行え、把握が行える環境を構築する事がこれからの時代の局面を乗り切れるきっかけになる可能性もありますので、必要書類をPDF化し、クラウド環境に保管する習慣化をつけるよう訓練も必要なのではないかと考えます。

これらをまとめると【クラウドに必要書類が揃っていると危険に思えるけどめっちゃ便利ですよ】と言うことです。