手順書は必ず1枚にまとめるようにしてます

書類、手順書

手順書は覚書程度で良いということ

Gmailの使い方、今の時代であればなんとなく触るだけで把握できるものだとお考えの方もいるかもしれませんが、私は家電量販店時代から稀にですが手順書をパソコンに残す事があります。

そこで私が手順書を書く際に気をつけている事は「とにかく1枚にまとめる」ように努力はしています。最初は雑誌の記事のような手順方法を画像付きで作成したことがあるのですが、複数枚の手順書の大抵はわかりにくく、更には読んで頂けないことが多かったのです。

そこで考えに考えた結果、要点だけを箇条書きにした手順書を作成する癖がついてしまったのですが、見出しと手順よりも必須なのは「これが何のために書かれたものなのか」という説明を残す事がとても重要だとも気付かされました。

ですので、

・タイトル : Gmailの使い方
・概要 : 既存(OCN)メールを転送する事でどこからでもGmailで気軽に見られる様にする
・手順 : ログイン方法から転送されたメールの確認方法(ラベル管理など)

と、これだけの内容であれば1枚にまとまり、無駄な手順を抑えて「本当に重要な書類」として扱って頂ける事から、ほとんどは1枚あたり10分程度で作成をします。もし内容を色濃く書きたいのであれば特定のブログを参照してもらうなどの配慮で良いかと思っています。

会社では通用しないかもしれないこの独特な手順書は、言わば覚書である事からお客様は内容がわからなくても何度か反復すれば覚えられれば良いと思っていますので、今後もこのスタイルで作成しようかと思っています。

会社員の方も引き継ぎ書などの作成に時間を置かれる事があるかも知れませんが、真剣に書いても分かりにくくなるだけですので、多少不親切な箇条書きの方が分かりやすい時もありますよ。

だって、無料なんですもの・・・笑

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