時代は完全にクラウド型のメールに

お仕事でのお伺い先で未だにプロバイダで支給されているメールを利用し、WindowsLiveメールやOutlookで受信されている方が多いです。では何故そのような体系を維持されているかとお聞きすれば疑問に思われる方がほとんどです。

それは一度名刺に刷り込んでしまった事からお得意様やお客様にアナウンスしてしまっているメールである事から、変えるに変えられないのが現状だという事も存じておりますが、やはりメールソフトでのメール受信は不都合が多すぎます。

プロバイダ支給のメールは転送する

メールソフトは受信に失敗するとその原因を調べなければなりませんし、何よりも添付書類を開梱するとウイルスに感染する確率も高い事から、嫌煙されがちな存在である事を改めて知って頂き、今後に向けた仕組みにシフトしてゆかなければならないと感じます。

今から20年ほど前から、「ヤフーメール」というサービスを利用されていた方はブラウザでメールを読みに行く習慣が根付いていると思いますが、時代は完全に「Gmail」が主流となっているのが現状です。

今回何が書きたいかと言えば、既存のプロバイダで支給されたメールアドレスを「転送サービス」を利用してクラウド型で安定したメールのGmailで受信を行えるように準備を行うことが大事だと改めて実感させられた事例がありました。

メールソフトのデメリットは多い

そのお客様の環境はOCNを利用し、パソコン三台でメールの受信が出来る環境を構築されひとつのメールを３つのメールソフトで受信していた事から始まります。

とある日からメールの遅延が発生し、正常に受信できるメールソフトと正常に受信が出来ないメールソフトが目立つようになったのです、理論的にはメールアドレスとパスワードは全て正常なのに何故受信が出来ないメールソフトが存在するようになったのか。それは一言でメールキャッシュが安定しない事から発生した不具合だと想定しました。

既存メールは残しつつGmailに転送

そこで私が取った処置として、Gmailのアカウントを作成して既存のメールアドレスを転送させる方法に切り替え、Gmailのメールアドレスをお客様などに周知して頂くアナウンスを行って頂くようにお願いをしました。

もちろんこの方法は効率的ですが、いきなり「これからはブラウザでGmailでメール読んで下さい」と言っても対応に困る方もいるとは思います。その為、出来るだけ転送の処置だけを行い、転送後のメールはそのまま残しておくことでゆっくりと準備段階に入れるだけではなく、Gmailにはch蓄積された転送メールがあるのでそれを整理する事でより利便性が増すように仕込みを行いました。

Gmailは一度知ってしまえば便利なサービスですが、根本的な使い方を知るにはそれなりに「慣れ」が必要だという事を踏まえて、これを読んで実施してみようか検討中の方はまずは準備だけでも行っておくべきだと思います。