本日お伺いさせて頂きましたレストランを経営される会社で「異なる拠点で予約状況を簡単に把握できるシステムって簡単に出来るものなの？」という、システム開発未経験の私が応えられそうな案件ではないと思いましたが、内容をよく聞くと今まではExcelをメール等で送信したりなど、非効率な問題をまず解消すれば解決しそうと、ご提案を行いました。
これから書く内容は「当然と言えば当然」と言われてしまうかもしれない内容かもしれませんが、それはスマートフォンやパソコンを使って日々インターネットで情報を蓄えては居ない方にとっては使える情報かと思い、記事として内容を残します。
ですので「これなら私でも使えそう」と思う所だけ切り取って頂ければ結構ですので、参考程度にお読みになって頂ければ幸いです。
スケジュールはGoogleカレンダーで完結
まず、そのレストランでは予約状況を申込み用紙で記入し、手書きのカレンダーで情報共有を行っており、これを以下の内容でご提案しました
- 申込み用紙 : 記入後は用紙撮影し【グループLINE】宛で共有
- 予約スケジュール : 【Googleカレンダー】でカテゴリに分けて共有
申込み用紙を撮影してLINEグループに共有する事は一見、非効率な内容に思えるかもしれませんがヒューマン・エラーを防ぐ効果もある事から、お手間はかかりますが不測の事態に備えます。
次にGoogleカレンダーですが、全てにおいて1つのアカウントで管理運営を行う事でパソコンが苦手な社員でも「社内で利用する1つのGoogleアカウントだけ覚えておけばなんとかなる」という流れで、カテゴリ別に【本店予約】や【支店予約】や【社長の予定】などをカレンダーに作り、必要に応じた内容にカテゴリを指定して追加します。
Googleカレンダーの最大のメリットは無料である事と検索機能に長けている事から、カレンダーの予約のタイトルに「お客様のお名前と電話番号の下4ケタの番号を記入しておく」事で、後日リピーターのお客様からお問い合わせがあった際に【電話番号の下4ケタ】を検索するだけでお名前が一致すれば簡単に照合が出来る仕組みをご提案しました。
Excel代わりにスプレッドシートを活用
次にExcelで情報共有を行っていた内容に関して、これもGoogleのスプレッドシートを活用すれば解決する内容とあっており、従来では本店と支店でExcelシート同時に入力する事が出来なかった事から、スプレッドシートでは同時に入力が可能となる事で売上の情報をリアルタイムに把握が出来る意味でも活用して頂ける様にご提案を行いました。
因みに、ExcelでもOffice365を使えば上記のようなGoogleスプレッドシートと同様の機能を使うことが出来ますので、ご予算を費やしても良い方はOffice365を選択しても良いかと思います。
ここはまず、「使える」という実感をして頂く事が重要だと感じたので、Googleスプレッドシートを選択しましたが、こちらのレストラン経営ではこれが一番ベストだと感じて頂きましたのでそのまま採用して頂きました。
社内では電話やFAXでは情報共有をしてはいけない？
伝達作業で一番非効率になりがちなのは、お電話やFAXを社内で利用する事だと感じており、そのお電話を受ける時間があれば予約状況や売上の数字をWebブラウザを開いて入力を行うだけで、2名でやりとりしていた内容が自ずと数十人が同時に把握できる事に繋がりますので、可能であればGoogleのようなクラウドサービスを有効活用するだけで効率性が向上します。
既に導入している企業では当然の事のように思えるかもしれませんが、意外にも導入していない企業も多い事が今回で感じ取れました。
各々の時間を有効活用する為には、無駄な時間を出来るだけ省く努力が必要です。それを浮いた時間で休憩時間に・・・などとセコい経営は考えず、出来るだけ楽をさせてあげる事が生産性向上に繋がると思います。
ITやパソコンを苦手とされている企業では「如何に楽に利用が出来るか」に比重を置き、導入はまずは無償でのLINEWORKSを利用した方法「LINE WORKSはお仕事専用のLINE版！小規模事業者でも導入すべき理由がありました」や、今回ご紹介したGoogleのツールなど、身近に使うスマートフォンを活用する事で、業務上でギクシャクしている所だけを改善するだけでも十分に効果はあると思います。
まずは社員の方の意見を尊重しつつ、実験的にも導入してみると良いかもしれませんね。
