この1ヶ月間で3件、このタイトルとなる内容のご相談を頂くのですが、どう考えても普通ではなですが解消しようにも「極論としてメールが送受信が出来る環境である」事から、色々と考察してみました。
これが役に立つかは・・・分かりませんが、解消すればラッキー！という感覚で参考にした頂ければ幸いです。
キャッシュモードの問題(たぶんこれが原因)
Outlookはオンラインとオフラインでデータを処理する方法が異なるらしい。それはキャッシュモードが有効になっている場合、オフライン時にローカルに保存されたデータを使用して作業を行うのですが、オンライン時にサーバーからのデータ同期に問題があると、正常に動作しないことがあるそうです。そこでキャッシュモードの設定を確認または変更することで問題が解決する可能性があるそうです。
キャッシュファイルの削除方法: Outlookのキャッシュファイル（OSTファイル）を削除しするだけ。これにより再構築することで多くの問題が解決され、Outlookがサーバーから新たにデータをダウンロードし、キャッシュを最新の状態に更新するそうです。
ざっくりですが、この上記の方法が一番有効っぽいです。
ファイアウォールまたはセキュリティソフトウェアの問題
いくつかのセキュリティソフトウェアやファイアウォールは、オンライン時の通信を制限する設定が可能だそうです。特に、企業環境では、外部のメールサーバーへの接続を制限するポリシーが設定されている場合があり、これによりオフライン時にはローカルのキャッシュを利用して作業ができますが、オンライン時には外部サーバーへの接続がブロックされてしまうことが考えられます。
つまり企業でお使いのPCでOutlookを利用している場合は個人での判断をしてはいけないという事です。この環境であればサーバー管理者または設定業者に確認を行ってから作業を行ってください。
Outlookのアカウント設定の問題
特定のアカウント設定やサーバー設定が正しくない場合、オンライン時にサーバーとの通信がうまく行われないことがあります。特に、IMAPやPOP3、SMTPサーバーの設定が正しくない場合、送受信に問題が生じる可能性があるそうです。
ご本人が操作をしていないのに、メールの送受信が行えなくなった場合は大抵がプロバイダ、もしくはメールサーバーの事業者の仕様が変更された可能性があります。改めてサイトの確認、それでは判断出来ない場合は担当者に連絡をして確認を行って下さい。
ネットワーク接続設定の問題
VPN接続などの特定のネットワーク環境下では、オンライン時にのみ通信が制限される場合があります。例えば、VPNが有効な場合に特定のポートやプロトコルがブロックされていると、Outlookがサーバーと通信できなくなる可能性があります。
VPNを普段から活用されている環境下では、一部の通信ポートが利用出来なくなる問題がしばしば。
Outlookプラグインの影響
一部のOutlookプラグインやアドインは、メールの送受信プロセスに影響を与える可能性があります。特に、オンライン時にのみ有効になるプラグインや、ネットワーク通信を変更するようなプラグインが原因で問題が発生している可能性があります。
近年ではZoomなどの連携時に使用するプラグインなど、非常に便利な機能がある反面、メールの機能に障害をもたらす可能性もあります。もしご自身でアドオンやプラグインを入れたのであれば削除、他の担当者がインストールした場合はその担当者に確認を取ってから作業を行ってみてください。
その他にもこのような原因や方法がみつかりましたのでご紹介します