月500円環境から卒業。VPS移行で見積請求ソフトが生まれ変わった話

ここ最近、ちょっと自分でも笑ってしまうくらい、いろいろ同時進行で取り組んでいました。

何をしていたのかというと、オンライン予約システムと、見積もり・請求ソフト。この2つをまとめてサーバー移行していました。

もともとは、月額500円ほどで使える比較的安価なサービスを使っていたのですが、やはり価格相応といいますか、CPUやメモリー、全体的な速度の面で少し不満が出てきていました。特に問題だったのが、自分で作っている見積もり請求ソフトのレスポンスです。

使えないわけではないんです。

ただ、日常的に触っていると「これはちょっと遅いな」と感じる場面が増えてきました。こちらがそう感じるということは、お客様が触れたときにはもっと気になるはずです。そう思った時点で、やはり改善しなければいけないと感じました。

毎月払うくらいなら、自分でVPSを持ったほうがいいのではと思った話

そこで考えたのが、サーバー環境そのものの見直しです。

もともと使っていた環境をそのまま強化していくと、海外系のサービスでは月額2,000円前後かかる計算になってきました。それなら、いっそのことVPSをしっかり契約して、自分で環境を持ってしまったほうがいいのではないか。そんな流れで、今回はエックスサーバーのVPSを導入しました。

契約した内容は、CPU 4コア、メモリー 6GB、SSD 150GB。

3年契約の一括払いで48,000円ほどでした。

これが高いのか安いのか、正直なところ最初は自分でも少し迷いました。ただ、月額換算するとだいたい1,300円ほどです。以前の約500円の環境と比べれば上がってはいますが、その代わりに得られた速度向上はかなり大きかったです。

「ただ安い」よりも、「ちゃんと快適に動く」ことのほうが、結果的にはお客様にも自分にも優しい。最近はそういう考え方にだいぶ変わってきました。

今回、サーバーを見直した理由は速度だけではありません。

今まで使っていた見積もり請求ソフトは、年間で36,000円ほどかかっていました。もちろん既製品として便利な部分はあるのですが、使っているうちに「ここがこうだったらいいのに」が少しずつ積み重なっていくんですよね。

だったら、自分で作ってしまったほうが早いのでは。そうやって少しずつ組み上げていった結果、とうとう「これ、もう自分の使い方では既存ソフトを超えてきたな」と思えるところまで来ました。

単なる見積書や請求書を作るだけではなく、その後の流れまで含めて管理できるようになってきたからです。

今回、特に大きかったのが「進捗状況ステータス」の機能です。これは、見積もりや請求の機能だけで終わらず、受注後の状況をお客様にも見える形にしたものです。
たとえば、お見積もり後に作業が進んでいく中で、

こうした内容が、専用のステータス画面で確認できるようになっています。お客様はその画面をブックマークしたり、メールで登録しておくことで、進捗に応じた連絡を受け取れる仕組みです。

イメージとしては、ヤマト運輸さんや佐川急便さんの配送状況確認に少し近いかもしれません。「あ、今こういう段階なんだな」というのが見えるだけで、安心感はかなり違います。

パソコン修理やサポートって、どうしても中で何をしているのか見えにくい部分があります。だからこそ、見える化できるところは見える化したい。今回の機能は、まさにその発想から生まれました。

本当はもっと細かく書きたいことがたくさんあります。ただ、今回はかなり時間が限られた中で、一気にサーバー移行と機能実装を進めていたこともあり、ブログ記事としては2回に分けることにしました。

今回はまず、「こんなことをやっていました」という簡単なご紹介です。そして次回の記事では、この進捗ステータス機能の中身や、どういう考え方で作ったのか、実際にどんなふうに使うのかを、もう少し深掘りして書いていこうと思っています。

安いサーバー環境で我慢しながら使い続けるよりも、必要なところにはしっかり投資して、使いやすく、速く、わかりやすい仕組みにしていく。今回の取り組みは、まさにその一歩になりました。

しかも今回は、単にサーバーを速くしただけではなく、自分の業務に本当に必要な機能を、自分で少しずつ形にできたことが一番大きかったように思います。

見積もり請求ソフトというと、どうしても書類を作るだけのものになりがちですが、その先の「お客様とのやり取り」や「待っている間の不安」を減らすところまで作り込めると、これはもう単なる帳票ソフトではなくなってくるんですよね。

次回は、この進捗状況ステータスの仕組みについて、もう少し詳しくご紹介したいと思います。